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Artigo relacionado ao planejamento de manutenção e sua relação direta e importante com o Planejamento Estratégico, sua dependência e melhores práticas.
Tempo de leitura: 12 minutos
O Planejamento Estratégico da Manutenção é reconhecido como o processo de identificar oportunidades, desenvolver uma estratégia e ter ações com foco nos objetivos a serem alcançados pelo Serviço. Com o planejamento estratégico podemos compreender por qual motivação algo deve ser realizado, em que momento e como executar, bem como as diretrizes que devem ser seguidas para melhorar e alcançar o sucesso da manutenção.
O planejamento estratégico auxiliará a impulsionar os resultados e a melhorar o desempenho das equipes de manutenção, elevando o nível de maturidade.
O planejamento estratégico está associado com os objetivos de curto, médio e longo prazo, que impactam nas decisões e por isso é um processo que envolve todos os setores de maneira sistêmica e que estabelece a direção a ser seguida.
Planejamento = Estratégias > Objetivos > Metas
Através do planejamento devem ser criadas estratégias que levem a um determinado objetivo e que apontem o melhor caminho para se alcançar as metas. Dessa forma, é possível identificar a situação atual e futura em que os cenários serão visualizados e poderemos realizar uma análise mais profunda a respeito do futuro, com as expectativas do que se pretende para os próximos anos.
Importância do Planejamento estratégico
Um dos maiores objetivos do planejamento estratégico é servir de guia para as ações que serão realizadas. É a partir dele que se administra os investimentos, recursos, o tempo e a energia investida nas ações.
Com o acompanhamento do planejamento, identificamos os problemas e potencializamos a elaboração das ações e melhorias. A importância dada ao planejamento reflete nos resultados e nas ações do presente, que refletirá nos resultados e no que se espera para o futuro.
Podemos destacar alguns benefícios como:
Organização: A visão se torna mais estratégica, com objetivos assertivos. O planejamento se torna tangível e tático;
Assertividade: A tomada de decisões se torna mais assertiva, levando a unidade a obter os resultados esperados;
Decisões: Serão tomadas considerando os dados, que serão mensuráveis. A verificação das metas atingidas e das que não estão se desempenhando bem, com o tempo, irão se tornar mais prática;
Priorização: O planejamento organiza e fornece caminhos para priorizar nossas ações. Com auxílio do cronograma podemos identificar atividade e prazo.
Produtividade: Os colaboradores se sentiram muito mais motivados produzir e isso elevará a qualidade nas entregas. Todos possuem funções bem definidas com foco centralizado nas tarefas e nos resultados esperados.
O Planejamento Estratégico deve conter decisões sobre o futuro da manutenção da unidade, em que podemos citar:
Desta forma, é possível entender melhor porque o planejamento estratégico da manutenção é a chave para o aumento da produtividade e melhoria dos resultados.
Elaborar um planejamento estratégico eficiente é compreender claramente o cenário em nos encontramos e qual dificuldade precisamos enfrentar, para então, planejarmos quais serão as metas de maneira realista, mensuráveis, e que possam realmente serem aplicadas com grandes chances de resultados positivos.
A matriz SWOT – Strength, Weakness, Opportunities and Threats – ou FOFA – Força, Oportunidade, Fraqueza e Ameaça – é uma ferramenta que permite levantar informações sobre os ambientes internos e externos onde a instituição se encontra e identificar a sua atuação perante o mercado.
A matriz apresentada se inicia pela identificação das forças, que devem ser otimizadas, e das fraquezas, que devem ser sanadas. As oportunidades e ameaças podem ser considerados como fatores externos que na maioria das vezes não podemos controlar diretamente. É importante que essas variáveis sejam conhecidas e monitoradas e que a estratégia escolhida busque tirar o melhor proveito das oportunidades e minimizar os impactos das ameaças.
Clique aqui para saber mais a respeito da Matriz Swot.
Estabelecimento de metas e formulação da estratégia
A partir das oportunidades e das ameaças identificadas na construção da matriz SWOT, os objetivos e as metas estratégicas devem ser claramente definidos de modo a neutralizar, eliminar ou minimizar seus efeitos.
Para a escolha das metas pode-se utilizar, por exemplo, alguma ferramenta de qualidade como a metodologia SMART. Adote metas claras e objetivas, que realmente possam ser atingidas.
Quando definimos claramente nossas metas, podemos definir os indicadores que servirão de acompanhamento e nos ajudarão a alcançarmos as metas propostas. Periodicamente, devemos realizar a gestão dos indicadores para se manter o controle, com o acompanhamento dos resultados e correção de desvios.
Estratégia
O plano tem início após a definição das etapas e da correção de situações indesejadas que certamente aparecerão.
É importante que os processos desse planejamento sejam realizados seguindo estratégias bem definidas e objetivas para a equipe.
Sistemas Integrados de gestão são bastante indicados e adequados para elaborar toda essa estrutura.
Ter a ajuda dos colaboradores e líderes deve impulsionar os resultados, além de deixar a equipe preparada para os desafios.
É preciso ouvir a opinião das equipes e incluí-los na tomada de decisões para que se sintam partes do processo.
Realizar Workshop é uma boa prática nessa estratégia.
O planejamento estratégico pode ser definido como sendo a estratégia que visa atender objetivos específicos, incluindo as tomadas de decisões, definição de metas e todas as etapas planejadas para se chegar ao objetivo desejado. Por isso, é fundamental primeiro definir a meta em que se deseja alcançar, para depois definir as ações práticas necessárias para a concretização das metas e objetivos. Para isso, é necessário, entre outras estratégias, atender ao cumprimento de metas estabelecidas.
As metas são diferentes para os níveis hierárquicos (tático e operacional) onde podem ser destacados os prazos e grau de especificidade, porém, são complementares e quando realizadas de maneira integrada, irão auxiliar a equipe a transformar sua visão no curto e médio prazo. O que torna o planejamento estratégico mais completo e menos complexo é desmembrá-lo em planejamento tático e operacional.
Planejamento Tático
São planos que costumam ter médio prazo de duração, com objetivos de até três anos. Com foco nos colaboradores com nível hierárquico de tomada de decisão, as ações precisam ser bem detalhadas e específicas para conduzir a manutenção no cumprimento dos objetivos esperados e dentro do prazo acordado. O planejamento tático é definido para se alcançar os objetivos em longo prazo e é pensado para ser executado a nível departamental, geralmente pelos gerentes e supervisores das equipes.
Planejamento Operacional
Diferentemente do planejamento tático, o operacional abrange todos os demais colaboradores a nível operacional, estando relacionado há como cada equipe ou colaborador se organiza em suas atividades diárias, por serem voltadas para as atividades e tarefas, essas ações precisam ser criadas com mais especificidade e detalhamento para que sejam bem interpretadas e conduzidas, de maneira mais eficiente. Normalmente, o plano é de curto prazo, tendo metas e indicadores claros e específicos mensais, trimestrais ou semestrais. Coloca em prática ações efetivas que buscam alcançar os valores previstos no plano tático.
O Plano de Manutenção é o documento guia da manutenção predial, nele estão contidas todas as áreas, equipamentos e sistemas, e tudo o que deve ser feito em cada um deles. O Plano é elaborado com as atividades que devem ser implantadas e acompanhadas com o objetivo de detectar ou reduzir a probabilidade de falha ou a degradação dos equipamentos e sistemas, elevando sua vida útil e a manutenção do patrimônio.
Vantagens de se ter um plano de manutenção eficiente:
Maior controle de gestão: Com a elaboração do plano de manutenção e do cronograma de atividades, o gestor da manutenção consegue ter uma visão ampla e assertiva sobre os equipamentos que irão passar por manutenção preventiva e controle dos serviços executados.
Valorização do atendimento: O plano de manutenção prestigia a segurança do atendimento como um todo. A visão de uma edificação bem cuidada traz aos ocupantes e visitantes uma tranquilidade e bem-estar de que também serão bem cuidados, e da mesma forma os profissionais terão a percepção de que estão num local que preza pela manutenção e busca as melhores práticas.
Redução de custos: Com o conhecimento e planejamento adequados, a manutenção preventiva reduz a quantidade de falhas e prolonga a vida útil dos equipamentos e sistemas, resultando em um custo menor e planejado, além de possibilitar um planejamento melhor nas compras de materiais/ peças.
Compõem o Plano de Manutenção Predial:
– Informação sobre a edificação;
– Informação sobre os responsáveis técnicos;
– Cadastro dos Ativos;
– Plano de Manutenção Preventiva e Preditiva, composto por Checklist com as atividades e periodicidade para cada tipo de ativo e do Cronograma;
– Mapa de manutenção de 52 semanas;
Para a elaboração do Plano de Manutenção Preventiva e Preditiva deve-se definir quais ativos deverão fazer parte do Plano, de acordo com sua estratégia e criticidade.
Outro fator determinante para a inclusão de um ativo no Plano é a capacidade operacional da equipe e os recursos disponíveis, ou seja, é contraproducente prever serviços e não ter equipe ou orçamento para executá-los ou não serem realmente necessários.
Os ativos que não estiverem inclusos no plano de manutenção preventiva e preditiva passarão somente por manutenções corretivas.
A elaboração do Checklist com as atividades e a periodicidade das manutenções de cada ativo devem se baseados em informações como:
– Manual de Uso, Operação e Manutenção da Edificação;
– Manuais do Fabricante dos ativos;
– Avaliações técnicas das condições de uso do ativo;
– Histórico de manutenções e falhas;
– Na disponibilidade deseja para o sistema;
– Nas normas técnicas;
– No tempo de uso;
– No estado de conservação;
– Na facilidade de acesso;
– No prejuízo (ou custo) de uma provável falha;
– Nas boas práticas de mercado;
Para as atividades necessárias deve ser dimensionado os tempos de cada serviço levantado, distribui-se as manutenções ao longo das 52 semanas do ano, para um plano anual.
Com essas informações podemos elaborar o cronograma de manutenção com periodicidade e criticidade, considerando o dimensionamento do tempo necessário para realização das atividades previstas.
Consultor e especialista em gestão de Manutenção, projetos e obras, processos, Gerenciamento de Facilities e treinamentos, eletricista formado pelo Senai, técnico em eletrotécnica pela ETEC Presidente Vargas, graduado em Engenharia Elétrica pela Universidade de Mogi das Cruzes-UMC, pós graduado em Gestão de Manutenção Hospitalar pela FEI e MBA em Gerenciamento de Facilities pela USP.
Especialista com mais de 30 anos atuando nas áreas de Engenharia consultiva, diagnóstica, planejamento estratégico, Gestão de Manutenção, Operação, Processos, Energia e Inovação. É sócio Diretor na VECTOS ENGENHARIA.
Desempenho e vida útil dos equipamentos
